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昨日の続きです。
至上命題「とにかく机の上を片付ける」のために、
・今いるもの
・ひんぱんに使うもの
以外は「取り除く」…というところまでいったのが、昨日。
じゃあ、その「取り除いたもの」はどうするのか？？？
今までのパターン＝一応分類するんだけど、時間切れ、そのへんにまとめておいておく。
…これだから、うまくいかないんだよね。
今回の「片付け」については、昨日ご紹介した
「実践書類＆情報整理術」
「できる人のスピード仕事術」
「最強のビジネス文章＆書類術」
を参考にしているわけですが、
ここにはいろんな「デキル人」のパターンが紹介されているのです。曰く
「情報整理の達人に聞く」
「できる人の机の上」
「できるビジネスパーソンのカバンの中身」
他の項目も、とにかく「誰かのやり方」の集積として、これら3冊は構成されています。
中には、
まったく正反対のことを言っている人もいる。
たとえばＰＣのデスクトップにアイコンをたくさん並べて整理している人もいれば、
「デスクトップには何も置かない」人もいる、などなど。
だから、自分にあったもの、自分にできそうなものを選ぶことができるのです。
それも、
机の整理、カバンの整理、ＰＣの中身の整理、資料の整理、
どれか一つ一番困っているものだけでも、
どれか一つ今すぐできそうなものでも。
私が組み合わせたのは、以下のとおり。
１．まず捨てる。捨てたものの中から必要なものを拾う。
２．「何でもＢＯＸ」に３ヶ月入れておく。3ヶ月していらないものは捨てる。
　　捨ててよいものか、その時点で不安なものは、重要なことだけメモして捨てる。
３．資料は袋で整理。（これは「超整理法」でものすごく有名な整理法）
４．袋には2つのタイトルを書く。
５．仕切が13ある蛇腹ファイルに１ヶ月は資料を入れて整理する。
袋での整理は、すでに始めていて、今までいろいろやった中ではもっとも使い勝手がよかった。
袋は、最初は買ったりしていたけど、
雑誌や資料を送ってくる袋をとっておいて使うと惜しげがない。
折り返しの糊付け部分くらいまで、上をすっぱりハサミで切ってしまうとかえって使いやすい。
そして今回「タイトルを2つ」というアドバイスを取り入れたら、俄然整理が簡単に。
というか、取り出すのが簡単になった。
たとえば「月刊○○」という雑誌の仕事を連載でやる場合、
「月刊○○」という袋一つだと、5月号の資料と6月号の資料がごっちゃになる。
「月刊○○・5月号」とか、そういうふうに書くと、すごくわかりやすい。
（ちなみに、私は袋の左端もしくは右端に、縦書きマジックで大きく書いています。
　立てかけておいても、すぐにわかるから）
また、「とにかくいったん捨てる」と「何でもＢＯＸ」を組み合わせることで、気が楽に。
大体、私たちみたいに片付けられない人種は、この「何でもＢＯＸ」がクセモノで、
ここがいっぱいになって取り出せなくなるっていうのがオチ。
でも、「ここはいったん捨てたもの」だから、なくなってもいいものなんです。
そう割り切ることで、「このＢＯＸの整理しなくちゃ」というストレスをなくしました。
え？じゃあ、机から取り除いたものは、みーんな「何でもＢＯＸ」に？
…いえいえ、
そこで登場するのが、「袋」と「仕切りファイル」です。
即座に捨てる「ゴミ」は、もちろんゴミ箱に。
使える裏紙は、印刷機の上の「裏紙置き場」に。
必要かな、と思う書類は、その場で袋にタイトルを書き（最初は一つでもよい）入れてしまう。
袋に入れるほどのものではない場合は、13仕切りファイルに入れる。
この13仕切りのファイル、
本で紹介していた人は、そのまま仕事に持ち歩くアクティブファイルとして使っていたけど、
私は案件がたくさんというより、クライアントの業種がまったく違っていたりするので、
ピンポイントで袋で持ち歩いたほうが合理的。
なので、
私の場合、この「仕切りファイル」を「机の上のアクティブファイル」にしました。
机の上がゴチャゴチャになるのは、
「今までＡ社の仕事をしていたところにＢ社から連絡があり、
　Ｂ社のためのアポとりをしているとＣ社からＦＡＸ、
　Ｃ社の以前の資料をさがしてみると…」という形でどんどん上に重なってしまうからなのよ。
だから、新たな仕事をするときは、どんなに途中であっても、
一切がっさいファイルに入れることにしました。
すると、仕事するスペースには1つの仕事のものしかなくなるでしょ？
…整理整頓ができてる人には、あったりまえのことなんでしょうねー、こういうの…。
ただ、
「とりあえず」でも片付けてしまうと、
視界から消えるわけですから、アタマからも消えちゃって…というのがコワい。
そこで、「To Do List」登場！
これも、2度ほど紹介した「時間管理術」を読んで必要と感じ、いろいろ試したんだけど、
結局紙ばかり多く出て、どうもうまく使いこなせない。
今回、すぐれもの、発見しました。
Check Padというサイトがあるんです。いわば、「ペーパーレスのTo Do List」！
画面上で「今日やること」「読む本」「買い物リスト」などの項目を立て、
終ったらチェックボックスにチェックを入れると、リストから外れる。
外れたものを削除するかどうかもこちらで決められるし、
リストの順番も変えられる。
毎日毎日紙がたまることもなく、
その分机にゴミもたまらない。リストを入れる箱も必要ない。
ＰＣを開けば、いつでも見直すことができるし、
携帯に飛ばすこともできる。
時間を指定して、「今日やること」リストを毎日メールで送ってくれたりもする。
仕事、はかどります。
まず「あ、忘れてた！」がない。
ほんとにほんとに、すぐれもの。無料です。
注意事項は、
「企業秘密は書き込まない」こと。
それから、時々サーバーがダウンすることがあり、こればかりに頼っているとよくないかも。
アタマの整理のツールとして、リマインダーの一つとして、気軽に使ってください。
他にも、いろいろ参考になること多かったです。
袋の整理のステップアップバージョンとして
「袋にはナンバーを入れ、ＰＣにリストを作る」というのもありました。
その袋の中身がわかるキーワードをいくつか入力することで、
後から「○○に関する資料、どこだっけ？」と思ったら、
その「○○」で検索すれば、番号順に並べた袋の列からすぐにみつかる、というもの。
会社などではいいですよね。みんなで共有できるし。
今回は、私はそこまでしませんでしたが、
「何かあったらリストを作って入力しておく」というものの威力は身にしみました。
たとえば。
今日アポとりをした人たち。
たしかに企業のＨＰを見れば、電話番号はわかりますが、
一覧をエクセルでとりあえず作っておいて、そこに電話番号や担当者を入れておけば、
メモを捨てることもできるし、後でもう一度調べる手間がなくなります。
そう。
「ひと手間かけて、ムダな時間を減らす」。
これが整理の奥義だな、と。
最後に、やはり心に響いたコトバを書いて、この項、終ります。
「整理は、自分への投資です」
「探し物」という時間泥棒から時間という財産を守り、
「片付けなくっちゃ」というストレスから精神の安定を確保し、
私なんか夫からの冷た～い視線に耐える辛さからも解放されるため。
整理を片手間と考えず、英語を勉強したりするのと同じ「自己投資」と考えて、
最初は少々時間がかかっても
「財産になる」という気持ちでチャレンジしてみてはいかが？
もちろん
「6年そこにあったものは、今すぐやらなくても大丈夫」は頭の隅においといて。
でもきっと、
机の上が整理されて、日々の資料がポンポン出てくるようになったら、
次は「6年」といわずとも、「6ヶ月」の山には挑戦したくなりますよ、きっと！
＊ちなみに、
　私の整理が今回思いのほかスムーズにいったその理由として
１．3ヶ月ほど前に「捨てよう」と思ってゴミ袋に入れたまま捨てられないでいた服を捨てた。
２．その時に「もっと捨てられるものはないか？」と思い、あと少し捨てた。
３．そのため、洋服ダンスの引き出しを一つあけることができた。
４．ここに、読んだ本、雑誌などで「今すぐはいらないもの」をガンガン詰めた。
５．そうしたら、机のそばの本だながちょっとすいて、そこに机の上の本などを入れられた。
６．机の上に陣取っていた小型ＴＶを撤去！　寝ながらＴＶ見るためのものだったけど、
　　夫はワンセグ携帯をゲット、それで見られるみたいだから。
　　（「ひんぱん」じゃないものの代表だったヨ）
この一連の「空間の生み出し」があったと思います。
「6年」のヤマへのアタックもまた、地道な１歩から。ハイ。
一進一退は覚悟の上。
ご同類の皆様、一緒に進んでまいりましょう！